Tarea 2

martes, 20 de enero de 2009

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

H. Ayuntamiento de Veracruz
Dirección de Parques y Jardines
Director Lic. Leopoldo Hernández Yépez

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA MANUAL O SEMI-AUTOMATICO

El proceso de atención de quejas y peticiones que la ciudadanía, Regidurías y otras direcciones ingresan en esta Dirección se lleva de manera manual, ya que se maneja vía oficios y/o reportes telefónicos que son tomados en la Dirección.

El oficio y/o reporte se reciben en la Dirección de Parques y Jardines, se les asigna un número de folio interno y se anota en la bitácora de control de oficios y reportes. Los oficios y/o reportes ya vienen con un número de folio que es el que maneja el ciudadano y el departamento o Regiduría que lo envía para cualquier consulta o aclaración.

Una vez recibidos los oficios y/o reportes se elaboran unas listas con formato Excel, donde se ingresan cada uno de ellos, con su número de folio general y el número de folio interno y posteriormente se envían al departamento operativo, la Jefatura de Áreas Verdes para su realización y atención. La Dirección se queda con una copia de las listas que se elaboraron en Excel, amparada con el oficio y/o reporte para archivo.

Luego de que la Jefatura de Áreas Verdes realiza las peticiones requeridas en los oficios, se marcan en las listas de Excel las que se resolvieron de manera favorable y las que no proceden por algún punto que no abarque el departamento, y se regresan a la Dirección para pasar esa información a las listas que se quedaron en archivo y contestar vía oficio al departamento o ciudadano solicitante la respuesta que se vaya a otorgar.

ANALISIS Y DESCRIPCION PRELIMINAR DEL PROBLEMA

La Dirección de Parques y Jardines es administrada por el Director del Depto. y operada por alrededor de tres empleados administrativos y alrededor de 4 auxiliares. Debido al crecimiento del departamento los procesos y procedimientos administrativos y operacionales se han vuelto un poco complicado debido a que estos se han duplicado y se continúan haciendo a lápiz y papel. Además no hay una manera automatizada de llevar un historial de peticiones por ciudadano, Regiduría, o algún otro departamento. Esto atrasa el proceso de realización del servicio solicitado, ocupa tiempo en la elaboración de las listas externas, tiempo en la búsqueda en el archivo de papel.

CONSIDERACION Y/O SUPUESTOS SEMANTICOS DEL PROBLEMA

El propósito del proyecto es simplificar o reducir el tiempo de búsqueda en el archivo físico y tener un control y un conocimiento de las personas o departamentos que ya han solicitado algún servicio y han reincidido. Esto se hace sustituyendo el método de lápiz y papel por uno automatizado, que pueda agilizar estos procesos. No tan solo automatizar, sino crearle un sistema confiable con el cual pueda operar ahora.

Este proyecto es importante porque ayuda al departamento a enfocarse mas en la solución inmediata de las peticiones requeridas, y no usar más tiempo del que necesitan en buscar y comparar reportes ya existentes con el nuevo que ingresa; que se debe hacer para evitar duplicar la información, pero que no debería tomarle gran parte del tiempo.

PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA DE AUTOMATIZACION

A continuación detallamos como el desarrollo de este proyecto puede solucionar los problemas de este negocio.

* Crear una aplicación robusta y a la vez fácil de usar para el usuario que lleve a cabo la automatización de estos procesos.

* Tener accesible un historial de los eventos realizados para evitar la duplicación de la información y poder observar las reincidencias de los servicios solicitados.

* Agilizar las órdenes giradas por otros departamentos para llevar a cabo de manera rápida su ejecución.

* Crear una estructura de conexión con el departamento operativo para evitar el papeleo y agilizar la información respecto a la baja o realización de los servicios.

PROPUESTA DE HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS A UTILIZAR

- MySQL
- PHP O ASP

RELACION Y CONTACTOS DENTRO DE LA EMPRESA

Coordinadora Dirección: Aurora Villaltoro Robert
Secretario Particular: David Ezequiel Hernández Rojas
TEL. 2001026 - 2243470